Používanie vlastných polí

Vlastné polia v Beenii vám umožňujú prispôsobiť správu aktivít tak, aby vyhovovala jedinečným potrebám vášho tímu alebo projektu. Pomocou vlastných polí môžete zachytiť konkrétne podrobnosti o vašich úlohách a činnostiach, čím sa zabezpečí, že váš pracovný priestor bude dokonale zodpovedať vášmu pracovnému postupu.

1. Čo sú vlastné polia?

Vlastné polia sú ďalšie dátové body, ktoré môžete vytvárať a pridať k aktivitám. Prekračujú predvolené polia, ako sú názvy úloh, termíny alebo poverení, čo vám poskytuje flexibilitu pri sledovaní a kategorizácii informácií, ktoré sú pre váš tím najdôležitejšie. Príklady vlastných polí zahŕňajú „Rozpočet“, „Úroveň priority“, „Meno klienta“ alebo „Stav schválenia“.

2. Vytváranie vlastných polí

V Beenia môžete vytvoriť vlastné polia buď pre celý účet alebo pre konkrétny pracovný priestor. Takto funguje každá možnosť:

Možnosť 1: Vlastné polia pre celý účet

1. Prejsť na Správa účtu a prejdite na Vlastné polia záložka.
2. Kliknite Pridať vlastnú hodnotu poľa a vyberte typ poľa (napr. text, číslo, vymenovanie alebo značka).
3. Pomenujte pole, nakonfigurujte nastavenia, ako sú predvolené hodnoty alebo možnosti s možnosťou viacerých výberov, a uložte ho.
4. Tieto polia budú k dispozícii vo všetkých pracovných priestoroch v rámci účtu, čím sa zabezpečí konzistentnosť.

Možnosť 2: Vlastné polia pre konkrétny pracovný priestor

1. Prejdite na Nastavenia pracovného priestoru a otvorte Manipulácia s činnosťami sekcia.
2. Kliknite Pridať vlastnú hodnotu poľa vytvoriť nové pole výhradne pre tento pracovný priestor.
3. Prípadne vyberte Vyberte z adresára karta na výber z preddefinovaných vlastných polí na úrovni účtu.
4. Nakonfigurujte vybraté alebo novo vytvorené pole a uložte ho. Tieto polia budú viditeľné iba v konkrétnom pracovnom priestore.

Použitím vlastných polí na úrovni účtu si zachováte konzistentnosť vo všetkých pracovných priestoroch, zatiaľ čo polia špecifické pre pracovný priestor poskytujú riešenia šité na mieru pre jedinečné projekty.

3. Pridanie vlastných polí do aktivít

Po vytvorení vlastného poľa ho možno použiť na aktivity:

• Otvorte zobrazenie detailov činnosti a vyhľadajte sekciu vlastných polí.
• Vyplňte príslušné informácie alebo vyberte príslušnú možnosť pre dané pole.
• Vlastné polia je možné použiť aj pri kopírovaní činností, čím sa zabezpečí konzistentnosť medzi opakujúcimi sa úlohami. Použitím funkcie „Kopírovať“ v Beenii môžete duplikovať aktivity so všetkými pridruženými vlastnými poliami, čím ušetríte čas a zachováte jednotnosť vašich procesov. To je užitočné najmä pri opakujúcich sa pracovných postupoch alebo podobných projektoch, kde je potrebné preniesť konkrétne podrobnosti.

4. Výhody používania vlastných polí

• Lepšia organizácia: Sledujte podrobnosti špecifické pre projekt, ako sú náklady, termíny alebo preferencie klienta.
• Vylepšené vykazovanie: Používajte vlastné polia na filtrovanie a triedenie aktivít, čo uľahčuje generovanie zostáv alebo analýzu pokroku.
• Rozšírená spolupráca: Zabezpečte, aby všetci členovia tímu mali prístup k údajom o kritických aktivitách, čím sa znížia nedorozumenia.

5. Úprava a správa vlastných polí

Správcovia môžu spravovať vlastné polia, aby sa uistili, že zostanú relevantné:

• Pri vývoji projektu premenujte polia alebo zmeňte typy polí.
• Odstráňte zastarané polia, aby ste odstránili svoj pracovný priestor.
• Upravte povolenia, aby ste mohli ovládať, kto môže zobraziť alebo upravovať konkrétne polia.

6. Tipy na efektívne používanie vlastných polí

• Štandardizácia názvov polí: Pre ľahšie pochopenie používajte jasné a konzistentné konvencie pomenovania.
• Obmedziť nepotrebné polia: Vyhnite sa ohromeniu svojho tímu tým, že vytvoríte iba polia, ktoré poskytujú hodnotu.
• Kombinácia s filtrami: Spárujte vlastné polia s uloženými zobrazeniami a získate rýchly prístup k konkrétnym súborom aktivít.

Vlastné polia v Beenia sú jednoduchým, ale výkonným spôsobom, ako urobiť vaše pracovné priestory dynamickejšími a prispôsobivejšími. Využite túto funkciu na zachytenie, usporiadanie a využitie informácií, ktoré posúvajú vaše projekty vpred.