Verwenden benutzerdefinierter Felder

Benutzerdefinierte Felder in Beenia ermöglichen es Ihnen, Ihr Aktivitätsmanagement an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams oder Projekts anzupassen. Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du spezifische Details zu deinen Aufgaben und Aktivitäten erfassen und so sicherstellen, dass dein Workspace perfekt zu deinem Arbeitsablauf passt.

1. Was sind benutzerdefinierte Felder?

Benutzerdefinierte Felder sind zusätzliche Datenpunkte, die Sie erstellen und zu Aktivitäten hinzufügen können. Sie gehen über Standardfelder wie Aufgabennamen, Termine oder Verantwortliche hinaus und geben Ihnen die Flexibilität, Informationen zu verfolgen und zu kategorisieren, die für Ihr Team am wichtigsten sind. Zu den benutzerdefinierten Feldern gehören beispielsweise „Budget“, „Prioritätsstufe“, „Kundenname“ oder „Genehmigungsstatus“.

2. Erstellen benutzerdefinierter Felder

In Beenia kannst du benutzerdefinierte Felder entweder für das gesamte Konto oder für einen bestimmten Workspace erstellen. So funktioniert jede Option:

Option 1: Benutzerdefinierte Felder für das gesamte Konto

1. Gehe zu Verwaltung des Benutzerkontos und navigiere zum Benutzerdefinierte Felder Tab.
2. Klicken Sie Benutzerdefinierten Feldwert hinzufügen und wählen Sie den Feldtyp aus (z. B. Text, Zahl, Aufzählung oder Tag).
3. Benennen Sie das Feld, konfigurieren Sie Einstellungen wie Standardwerte oder Multiple-Choice-Optionen und speichern Sie es.
4. Diese Felder werden in allen Arbeitsbereichen innerhalb des Kontos verfügbar sein, um die Konsistenz zu gewährleisten.

Option 2: Benutzerdefinierte Felder für einen bestimmten Arbeitsbereich

1. Navigiere zu Workspace-Einstellungen und öffne den Bearbeitung von Aktivitäten Abschnitt.
2. Klicken Sie Benutzerdefinierten Feldwert hinzufügen um ein neues Feld exklusiv für diesen Arbeitsbereich zu erstellen.
3. Wählen Sie alternativ die Aus dem Verzeichnis auswählen Tab, um aus vordefinierten benutzerdefinierten Feldern auf Kontoebene auszuwählen.
4. Konfigurieren Sie das ausgewählte oder neu erstellte Feld und speichern Sie es. Diese Felder werden nur innerhalb des jeweiligen Arbeitsbereichs sichtbar sein.

Durch die Verwendung benutzerdefinierter Felder auf Kontoebene sorgen Sie für Konsistenz in allen Arbeitsbereichen, während arbeitsbereichsspezifische Felder maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Projekte bieten.

3. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Aktivitäten

Sobald ein benutzerdefiniertes Feld erstellt wurde, kann es auf Aktivitäten angewendet werden:

• Öffnen Sie die Aktivitätsdetailansicht und suchen Sie den Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“.
• Geben Sie die entsprechenden Informationen ein oder wählen Sie die entsprechende Option für dieses Feld aus.
• Benutzerdefinierte Felder können auch beim Kopieren von Aktivitäten verwendet werden, um die Konsistenz bei wiederkehrenden Aufgaben zu gewährleisten. Mithilfe der Funktion „Kopieren“ in Beenia können Sie Aktivitäten mit allen zugehörigen benutzerdefinierten Feldern duplizieren, was Zeit spart und die Einheitlichkeit Ihrer Prozesse gewährleistet. Dies ist besonders hilfreich bei sich wiederholenden Arbeitsabläufen oder ähnlichen Projekten, bei denen bestimmte Details übernommen werden müssen.

4. Vorteile der Verwendung benutzerdefinierter Felder

• Bessere Organisation: Behalten Sie den Überblick über projektspezifische Details wie Kosten, Termine oder Kundenpräferenzen.
• Verbesserte Berichterstattung: Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aktivitäten zu filtern und zu sortieren, sodass Sie leichter Berichte erstellen oder Fortschritte analysieren können.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf wichtige Aktivitätsdaten haben, um Missverständnisse zu vermeiden.

5. Bearbeitung und Verwaltung benutzerdefinierter Felder

Administratoren können benutzerdefinierte Felder verwalten, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben:

• Benennen Sie Felder um oder ändern Sie die Feldtypen, während sich Ihr Projekt weiterentwickelt.
• Lösche veraltete Felder, um deinen Workspace aufzuräumen.
• Passen Sie die Berechtigungen an, um zu steuern, wer bestimmte Felder anzeigen oder bearbeiten kann.

6. Tipps für die effektive Verwendung benutzerdefinierter Felder

• Standardisieren Sie Feldnamen: Verwenden Sie klare und konsistente Benennungskonventionen, um das Verständnis zu erleichtern.
• Beschränken Sie unnötige Felder: Vermeiden Sie es, Ihr Team zu überfordern, indem Sie nur Felder erstellen, die einen Mehrwert bieten.
• Kombinieren Sie mit Filtern: Kombinieren Sie benutzerdefinierte Felder mit gespeicherten Ansichten, um schnell auf bestimmte Gruppen von Aktivitäten zuzugreifen.

Benutzerdefinierte Felder in Beenia sind eine einfache, aber leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Arbeitsbereiche dynamischer und anpassungsfähiger zu gestalten. Nutzen Sie diese Funktion, um die Informationen zu erfassen, zu organisieren und zu nutzen, die Ihre Projekte voranbringen.