Spolupráca s externými partnermi

Spolupráca s externistmi v Beenii

Bezproblémová spolupráca sa neobmedzuje len na váš interný tím. Pomocou funkcie Beenia Non-User Collaboration môžete zdieľať úlohy a stretnutia s externými partnermi, klientmi alebo zainteresovanými stranami - bez toho, aby si museli vytvoriť účet Beenia. Táto funkcia eliminuje potrebu rozptýlených e-mailových aktualizácií a umožňuje všetkým zostať v súlade v reálnom čase.

Ako umožniť verejnú spoluprácu

Pred externým zdieľaním aktivít, správcovia pracovného priestoru musia aktivovať verejné zdieľanie:

1. Prejdite na Nastavenia pracovného priestoru - Kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu.
2. Prejdite na Súkromie a zdieľanie — Povoľte verejný prístup prostredníctvom adresy URL, aby ste umožnili externú spoluprácu.
3. Nastavenie povolení — Podľa toho, akú úroveň interakcie chcete umožniť, si môžete vybrať medzi prístupom len na čítanie a plnou spoluprácou.

Po povolení môžete zdieľať jednotlivé úlohy, schôdze alebo dokonca celé nástenky s externými používateľmi.

Zdieľanie aktivít a stretnutí

Ak chcete zdieľať konkrétnu aktivitu alebo stretnutie:

1. Otvorte aktivitu alebo stretnutie, ktoré chcete zdieľať.
2. Kliknite na ponuku s tromi bodkami v pravom hornom rohu.
3. Vyberte možnosť „Verejný prístup“ a povoľte zdieľania.
4. Skopírujte vygenerovaný odkaz a pošlite ho svojim externým spolupracovníkom.

Teraz si každý, kto má odkaz, môže zobraziť podrobnosti, vlastné polia, čiastkové úlohy a komentáre priamo zo svojho prehliadača - bez potreby prihlásenia.

Úpravy hostí a príspevky

Pre interaktívnejšiu spoluprácu môžu externí používatelia Prihlásiť sa ako hosť pomocou svojho mena a e-mailu. To im umožňuje:

✅ Aktualizovať stavy

✅ Zmeniť prioritu

✅ Upraviť názov

✅ Upraviť popis

✅ Zmeniť vlastné polia

✅ Pridať prílohy

✅ Zmeniť zoznam

✅ Pridanie komentárov a spätnej väzby

To je užitočné najmä pri schvaľovaní klientov, outsourcovaných projektoch a zdieľaných kontrolných zoznamoch, ako napr. začlenenie procesov s vopred vyplnenými čiastkovými úlohami a inštruktážnymi videami.

Najlepšie prípady použitia pre verejnú spoluprácu

🔹 Pracovné postupy klientov - zdieľajte postup projektu, získavajte schválenia a udržujte centralizovanú komunikáciu.
🔹 Nezávislí pracovníci a dodávatelia - Prideľte im úlohy a sledujte ich pokrok bez toho, aby sa museli pripojiť k vášmu internému systému.
🔹 Mentoring a školenie - Poskytnite štruktúrované úlohy so vzdelávacími zdrojmi, kontrolnými zoznamami a sledovaním pokroku.
🔹 Spolupráca medzi spoločnosťami - Pracujte s partnermi a zainteresovanými stranami bez toho, aby ste museli zložito vytvárať účty.

Tým, že Beenia umožňuje spoluprácu bez používateľov, uľahčuje Efektívnu spoluprácu s externými tímami, udržiava všetko transparentné, organizované a aktuálne. Vyskúšajte to ešte dnes..  🚀